Factur-X, UBL, CII : les formats de facture électronique et les nouvelles mentions obligatoires
Une facture électronique n'est pas un PDF envoyé par e-mail : c'est un fichier structuré au format Factur-X, UBL ou CII, transmis par une plateforme agréée, avec quatre mentions obligatoires nouvelles.
L'essentiel
- Trois formats existent pour la facture électronique : Factur-X (PDF avec données XML intégrées), UBL et CII (XML purs). Ils reposent sur la même norme européenne EN 16931.
- Un PDF simple n'est pas une facture électronique au sens de la réforme, ni une facture scannée ou générée puis envoyée par e-mail (DGFiP).
- Quatre mentions nouvelles : SIREN du client, catégorie de l'opération, option TVA sur les débits, adresse de livraison si elle diffère (article 242 nonies A de l'annexe II au CGI).
- La DGFiP indique 26 données structurées obligatoires en 2026, puis 34 dès 2027.
Qu'est-ce qu'une facture électronique au sens de la réforme ?
C'est une facture qui respecte une forme électronique normée, qui comporte certaines mentions sous un format structuré donné et qui est transmise par l'intermédiaire d'une plateforme agréée. La DGFiP est explicite : les factures papier scannées, les PDF ordinaires, les documents générés par le logiciel comptable puis envoyés par e-mail ne sont plus conformes à la réglementation pour les opérations concernées.
Ce n'est donc pas la dématérialisation en soi qui compte, mais la structuration des données : un système informatique doit pouvoir lire automatiquement le fournisseur, le client, les montants et la TVA, sans ressaisie.
Quels sont les trois formats : Factur-X, UBL et CII ?
Le socle de formats comprend trois options, toutes basées sur la norme européenne EN 16931 qui définit le contenu sémantique d'une facture.
| Format | Nature | Pour qui |
|---|---|---|
| Factur-X | Format hybride : un PDF/A-3 lisible par un humain, avec un fichier de données XML (syntaxe CII) intégré | PME, TPE, indépendants : lisible et exploitable |
| UBL | Fichier XML pur (syntaxe OASIS Universal Business Language) | Systèmes d'information, ERP, échanges automatisés |
| CII | Fichier XML pur (syntaxe UN/CEFACT Cross Industry Invoice) | Systèmes d'information, ERP, échanges automatisés |
L'arrêté du 27 juillet 2026, qui met à jour les spécifications, fait notamment référence au profil EN16931 et au profil EXTENDED-CTC-FR en CII, à leurs équivalents en UBL et au format mixte XML et PDF conforme à la norme PDF/A-3. C'est une lecture synthétique : pour les détails techniques d'un profil, appuyez-vous sur la documentation de votre plateforme, qui doit les implémenter.
Quels profils Factur-X faut-il utiliser ?
Le Factur-X existe en plusieurs profils, du plus pauvre au plus riche en données : Minimum, Basic WL, Basic, EN 16931 et Extended. Les profils Minimum et Basic WL ne détaillent pas les lignes de facture, ce qui ne suffit pas pour une facture complète. Le profil EN 16931 couvre l'ensemble du noyau sémantique européen et est celui qu'on retient en pratique pour des échanges entre entreprises. Le profil Extended ajoute des données complémentaires pour des cas complexes.
Cette précision est une règle de bon sens d'usage, non une interprétation de la DGFiP : demandez à votre plateforme quel profil elle émet par défaut et quel profil elle accepte en réception.
Faut-il créer soi-même le fichier ?
Non. Votre logiciel de facturation, ou la plateforme agréée elle-même, produit le fichier. La DGFiP indique que celui qui n'a pas de logiciel pourra utiliser les modes de création de facture proposés par les plateformes. Ce que vous devez contrôler, c'est la qualité des données saisies : un SIREN erroné ou une adresse manquante provoquera un rejet. Voir notre guide sur les plateformes agréées pour comparer leurs fonctionnalités.
Quelles sont les quatre mentions obligatoires nouvelles ?
Les mentions prévues par le Code de commerce et le CGI restent identiques. Le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 a modifié l'article 242 nonies A de l'annexe II au CGI pour en rendre obligatoires quatre nouvelles à compter du 1er septembre 2026.
| Mention | À quoi elle sert | Exemple |
|---|---|---|
| SIREN du client | Adresser la facture à la bonne plateforme via l'annuaire | 123 456 789 |
| Catégorie de l'opération | Distinguer livraison de biens, prestation de services ou opération double (les deux, indépendantes) | « Prestation de services » |
| Option pour le paiement de la TVA sur les débits | Indiquer le fait générateur de la TVA, le cas échéant | « Option pour le paiement de la TVA d'après les débits » |
| Adresse de livraison | Si elle est différente de l'adresse de facturation | Adresse de l'entrepôt du client |
Pour les entreprises dont l'émission électronique ne commence qu'en 2027, le texte rend ces mentions obligatoires à compter de 2026, et le plus sûr est de les ajouter dès maintenant à vos modèles de facture. Cela évite une double adaptation et facilite une éventuelle émission volontaire anticipée.
Quelles données l'administration récupère-t-elle ?
L'administration ne collecte pas toutes les mentions de la facture, seulement les données utiles à ses missions, notamment le pré-remplissage de la déclaration de TVA. La plateforme agréée de l'émetteur extrait et transmet ces données, listées à l'article 41 septies D de l'annexe IV au CGI. La DGFiP indique que le recueil est progressif entre le 1er septembre 2026 et le 1er septembre 2027, avec 26 données obligatoires en 2026 puis 34 données dès 2027.
Comment suit-on une facture électronique ?
Chaque facture a un cycle de vie avec des statuts partagés entre émetteur et destinataire : par exemple déposée, rejetée, refusée, encaissée. Il faut distinguer deux cas souvent confondus :
- le rejet est un contrôle technique de la plateforme (format incorrect, donnée obligatoire absente, destinataire mal identifié). Vous corrigez et retransmettez ;
- le refus est une décision motivée de l'acheteur, par exemple une facture mal adressée ou non conforme, qui ne doit pas être utilisée pour un simple litige commercial.
Pour les factures reçues, vous disposez des mêmes statuts sur votre plateforme. L'e-reporting, lui, suit un autre format : les données de transaction et de paiement sont transmises en XML, voir notre page e-reporting.
Que faire avant votre échéance ?
Vérifiez que votre outil génère un format conforme et connaissez votre date : 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, 1er septembre 2027 pour les PME et les microentreprises. Le calendrier de facture électronique vous la donne selon votre profil. Les micro-entrepreneurs trouveront le cas particulier de la mention « TVA non applicable » dans notre page micro-entrepreneur et facture électronique.